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5 erros comuns em TO DO lists e como contorná-los

Listas de afazeres, ou to do lists, são uma ferramenta de organização indispensável no dia-a-dia de qualquer profissional. Práticas e rápidas de serem feitas, auxiliam na resposta de uma das perguntas mais importantes da rotina de trabalho: O que eu preciso fazer agora?

Mesmo nos casos em que a empresa utiliza algum sistema de gerenciamento de tarefas, ainda é válido criar suas próprias to-do’s, para visualizar de forma clara tudo que você tem para resolver no dia/semana com mais autonomia.

O grande problema é que na maior parte das vezes, criamos essas listas sem considerar aspectos chave para o melhor aproveitamento do método. Vamos listar 5 dos principais motivos pelos quais suas to do lists podem não estar te ajudando tanto quanto deveriam:

  1. Você planejou para o ideal, e não para a realidade
    Esse, acredito eu, é o maior culpado pelas listas e cronogramas que não funcionam e acabam esquecidos em algum canto. Quase que instintivamente, quando planejamos nossas atividades ‘esquecemos’ de testar o conceito na nossa realidade e criamos tarefas abrangentes demais, que nunca são riscadas e geram o sentimento de frustração.

    Frustração é um sentimento muito prejudicial à saúde mental. É difícil de lidar e acaba com a motivação, que é essencial na realização de qualquer tarefa.

    Como contornar:
    Procure inserir a atividade a ser feita no seu dia o mais fielmente possível, no momento do planejamento. Você realmente consegue acordar as 05:00h da manhã pra correr? Aquele relatório realmente pode ser feito em 30 minutos? Se imagine cumprindo a atividade, e seja honesto, é realista? Se sim, vá em frente e insira, se não, entenda o porquê e trabalhe nisso. Não se enforque, seja compreensivo consigo mesmo e evolua a dificuldade aos poucos, conforme perceber que está dando certo.

  2. Não existe acompanhamento diário da lista
    Suas tarefas são dinâmicas. Para que suas listas consigam acompanhar é necessário a atualização e reorganização diária dos itens pendentes. Diferentemente da lista de mercado, que uma vez feita dura por muito tempo, as tarefas são afetadas por muitas variáveis fora do nosso controle. É possível que você tenha se programado para ir no banco no seu horário de almoço, mas surgiu uma requisição urgente e nem almoçar você vai. Reagende!

    Como contornar:
    Dedique 10 minutos diários à organização das suas tarefas. O ganho em produtividade e paz de espírito vale muito a pena. Se você for da era da organização digital, a maioria dos serviços de to-do oferecem aplicativos para celular e versão desktop, então você pode atualizar suas listas na cama, na academia, no trabalho ou em qualquer outro lugar. Já se você é adepto do bom e velho papel, recomendo que carregue um caderno/agenda sempre com você, pra não correr o risco de precisar de alguma informação e ter perdido a folha, ou não lembrar aonde anotou.

  3. A categorização das atividades não está otimizada ou não existe
    Categorização é um requisito mínimo para manter a sanidade quando as tarefas começam a acumular. Se eu abrir minha inbox e ver tarefas domésticas, de trabalho, contas, consultas, tudo no mesmo lugar, não consigo saber o que é mais importante e o que pode ser deixado para depois. Por isso crie uma subdivisão que funcione para você, pode ser por setores, prioridade, local ou um misto de todos, o importante é que você olhe e saiba exatamente o que precisa fazer a seguir.

    Como contornar:
    Categorizar no momento em que a atividade surge pode ser difícil, então o que eu recomendo é que se tenha sempre uma ‘caixa de entrada’, que recebe as tarefas de forma genérica para reorganização posterior. CUIDADO para não fazer desse recurso um limbo desorganizado, é vital que ele seja organizado todos os dias. Podendo visualizar tudo que você tem em mãos, comece a separar, teste e veja o que faz sentido e o que não. Organização depende muito de teste e erro. Não está dando certo? Mude a estratégia.

  4. Os dados necessários para cada atividade estão incompletos, espalhados ou inconsistentes
    Durante nosso dia somos bombardeados de informação por todos os lados. É quase impossível manter registro de tudo. Por isso temos que nos focar em coletar apenas o que é importante para nós de alguma forma. Quem nunca precisou escavar emails, históricos de Skype ou txt’s perdidos no computador em busca daquela informação chave pra resolução de uma tarefa? O ideal é que a sua lista te forneça tudo o que você precisa saber sobre aquele assunto ou te direcione para onde essas informações estão armazenadas.

    Como contornar:
    Centralize sua coleta de dados. O meio importa menos do que o comprometimento. O essencial é que você saiba exatamente onde buscar os dados que necessita e chegue lá rápido. Ferramentas como o Evernote são feitas especialmente para isso, e são uma mão na roda, mas um caderno simples já resolve. Vai para uma reunião? Leve seu recurso. Anote tudo que possa ser importante para o seu trabalho e mantenha essas notas organizadas. Além de agilizar seu trabalho, serve como registro de solicitações e reuniões, o que pode acabar salvando sua pele na hora do aperto.

  5. Você não dedicou tempo o suficiente na hora do planejamento/criação da lista
    Planejamento leva tempo, mas uma vez bem feito, a manutenção é rápida. O que acontece é que muitas vezes estamos com pressa e não dedicamos atenção o suficiente para criar uma lista funcional. Nada feito na pressa sai bom, isso é fato. Se seu superior não te deixa ter nenhum minuto de paz de espírito, faça isso em outro local, quando estiver tranquilo e com a mente limpa. E o mais importante, faça por você, para você e pra mais ninguém, listas são tão pessoais quanto escovas de dente. Se isso não for possível, considere reavaliar seu ambiente de trabalho e se realmente vale a pena se submeter a um ambiente desse tipo.

    Como contornar:
    Pense nisso como um investimento, faça um brainstorm rápido do que você precisa organizar e quais as formas possíveis. Cada necessidade é melhor atendida por uma ferramenta distinta, e a combinação de várias pode ser a resposta para o seu problema. Esteja aberto a tentar novos métodos e rotinas, até descobrir o que funciona melhor pra você. Peça opiniões, ajuda ou feedback das pessoas que trabalham com você. Enfim, entenda qual problema você precisa resolver e busque a maneira mais simples de fazer isso.

    “Se eu tivesse oito horas para derrubar uma árvore, passaria seis afiando meu machado.” [ Abraham Lincoln ](O cara foi presidente dos estados unidos, então provavelmente era bem ocupado… Não sei você, mas acho que ele sabia do que estava falando.)



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