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Como usar o Evernote

O Evernote é uma das ferramentas de organização mais poderosas do mercado e oferece versão gratuita. Dizer que é um software de tomada de notas não chega nem perto de abranger o potencial por trás desse elefantinho verde.

Comecei a usar o Evernote sem saber muito bem pra que servia e como utilizar, fui pesquisando, testando e ajustando até encontrar um modelo que funcionasse pra mim. Muito do que aprendi veio do blog Vida Organizada, da Thais Godinho, que é referência em organização e GTD.

Gostaria de dividir aqui com vocês o básico sobre o Evernote, suas funcionalidades e minha forma de utilização. Espero que dê uma ajudinha a quem quer organizar suas ideias, tarefas e documentos, mas não sabe bem como começar.

Antes de começarmos, se você ainda não tem uma conta, dá um pulinho lá no site e se cadastra, pra poder ir acompanhando e entender melhor do que estamos falando:

 


 

O Básico – Funcionalidades

Notas

É o formato de entrada de dados, uma nota pode conter texto, listas, imagens, links ou qualquer combinação desses itens. A interface de edição é bem clean e fácil de usar e você tem as opções básicas de edição de texto (semelhantes ao Word). Cada nota pertence a um caderno e pode ter tags associadas a seu conteúdo.

Cadernos

Os cadernos são as pastas nas quais você guarda suas notas. Geralmente eles refletem os tipos de informação que você deseja guardar, mas essa definição é bem pessoal. Um dos cadernos sempre será o padrão de entrada, caso você adicione uma nota sem especificar para qual caderno ela deve ir, como uma caixa de entrada.

Anexos

Os anexos ficam dentro das notas. São bastante úteis para armazenamento de comprovantes e outros documentos, por exemplo. O próprio app do Evernote oferece a função Digitalizar Documento, que funciona como um Scanner e já armazena uma cópia dos seus papéis importantes.

Atalhos

OS atalhos servem como uma espécie de menu personalizado. Os cadernos, tags ou notas que você mais usa, pode marcar com uma estrelinha e o item será adicionado aos atalhos para fornecer acesso rápido.

Tags

O objetivo das tags é auxiliar nas subdivisões dos cadernos e funcionar como um filtro geral. Não confunda com o conceito de #hashtag, que é muito mais liberal e menos prático. Suas tags devem refletir formas úteis de visualizar seus dados, por exemplo, para ver todas as notas de 2015 que envolvem um débito financeiro eu vou buscar as tags: 2015 e débitos. Mesmo que essas notas não estejam no mesmo caderno, vou conseguir ver todos os registros agrupados e saber tudo que gastei no ano.

Compartilhamento e Work Chat

Muita gente divide as responsabilidades de organização e tarefas com outras pessoas, sejam elas colegas de trabalho ou maridos/esposas. Para isso, o Evernote oferece algumas funcionalidades de compartilhamento de notas e cadernos. Pessoalmente, acho que para colaboração existem ferramentas mais recomendadas, mas nunca testei realmente essas funções a fundo. O work chat, conforme diz o nome, é um chat no qual você pode conversar com outros usuários do Evernote.

Aplicativo, Web e Desktop

Um quesito muito importante quando se trata de ferramentas desse tipo, é saber se você vai poder continuar usando quando não estiver na frente do computador ou quando não tiver internet, por exemplo. O Evernote está no Android, IOS, Windows e Web e seu app é uma lindeza em todos eles. Tem widgets pra tela inicial do seu celular e também funcionalidades de digitalização de documento, armazenamento de fotos, notas escritas a mão livre e de áudio. A única limitação do aplicativo para celular é a edição de tags, que é só pelo desktop ou web mesmo (adicionar e excluir funciona normalmente).

Tela inicial do Evernote Web anotada:

Esse é o básico sobre o que a ferramenta oferece de funcionalidades. Os prints já mostram um pouco de como eu utilizo, mas iremos falar mais sobre os Cadernos e Tags abaixo.

Pra mim, a magia do Evernote está em centralizar todo o monte de informações que chegam até mim no dia-a-dia, registrar minhas ideias e facilitar o acesso posterior a tudo isso.

O Evernote me possibilitou parar de perder informação e lidar com um monte de bagunça em papel. Eu sei exatamente onde buscar informações que preciso, escrever e recuperar ideias antigas. Claro que ainda uso ferramentas auxiliares, como o Google Calendar, Toodledo, Google Keep e um caderno físico, mas o coração de tudo fica no elefantinho. ♥

 


 

Acredito que começar seja a etapa mais difícil de qualquer processo de organização: é confuso, mas não se deixe abalar, a confusão é sinal de que estamos tentando entender as coisas e dela surge a ordem.

Então vamos lá!

Não existe uma forma correta de organizar suas notas no Evernote.Existem diversos métodos e teorias, alguns mais populares que outros. O importante é encontrar o que funciona para você.

O método que uso é uma versão inspirada na parte do fluxo do GTD que não é passível de ação (arquivo de referência e suporte a projetos). O fluxo original é o seguinte:

Mais sobre o GTD:

 

Sua mente é para gerar ideias, não as armazenar.
– David Allen, inventor do GTD

Vou mostrar um pouco do meu sistema de organização de cadernos e de criação de tags, sinta-se a vontade para usar ou modificar da forma que achar melhor:

Cadernos

Meus cadernos estão estruturados assim:

  • Inbox
    Caderno padrão para receber qualquer tipo de nota. Organizo diariamente, ou conforme necessidade.
  • Dados
    Dados de qualquer tipo (acessos, dados de terceiros, protocolos)
  • Diário de Bordo
    Acompanhamento diário da minha rotina, artigos que li, no que trabalhei, quantas canecas de café tomei…
  • Financeiro
    Armazenamento de comprovantes, listagem de contas a pagar, datas de vencimento, observações importantes sobre serviços.
  • Ideias
    Aqui entra toda e qualquer ideia, por mais abstrata que pareça, para consideração e elaboração posterior. Desde decoração e reformas até planejamentos de trabalho.
  • Tarefas
    Esse caderno complementa as tarefas que mantenho no Toodledo. Todas as anotações, anexos e outras observações que deixariam minhas TO-DO muito poluídas, entram aqui.
  • Textos
    Ideias e armazenamento de artigos que escrevo. Também uso o Evernote para escrever o primeiro rascunho de tudo.
  • Arquivo
    Notas que não tem mais relevância mas que não quero/posso apagar.

 

Ok, mas e as Tags?

Além da divisão das em cadernos, as Tags possibilitam uma filtragem SUPER NINJA das suas notas. As minhas não estão lá essas maravilhas, mas já quebram muito o galho.

O método mais garantido para criar tags boas, na minha opinião, é se basear nos seus cadernos e adicionar mais algumas variáveis comuns. Por exemplo, uso as seguintes tags para as notas relacionadas ao financeiro:

  • Tipo (Débito / Crédito / Empréstimo / Investimento)
  • Data ( Dia + Mês + Ano )
  • Freqüência (Eventual / Recorrente)
  • Impacto (Essencial / Importante / Conforto / Melhoria)

Pense em quais perguntas você quer responder quando consultar suas notas e não tenha medo de errar, calibrar uma ferramenta desse tipo as suas necessidades é uma coisa que vai evoluindo com o tempo e com o uso.

Pesquise formas alternativas e ideias diferentes para seu objetivo específico ou área profissional, muita gente já quebrou a cabeça para criar soluções, use, adapte e melhore.

Espero que consiga se organizar e que esse artigo te ajude a dar o primeiro passo ou aprimorar seus métodos. Gostaria de ressaltar que não sou especialista em Evernote, mas uma usuária curiosa e muito satisfeita. ♥

Sucesso a todos!

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